יום חמישי, 21 במאי 2015

נא לא להפריע!

בזמן האחרון שמתי לב למקרים שבהם הטלפון החכם הופך אותי לפחות חכם. לפעמים מיילים שאני קורא בתזמון גרוע מסיחים את דעתי, אני שוכח לטפל בהם או שפשוט מוחק אותם ושוכח שקראתי. הודעות סמס או ווטסאפ שקופצות דווקא כשאני עסוק במשהו מפריעות לי להתרכז גורמות לי להתעסק במשהו אחר או לא לטפל בהם. אופי העבודה שלי דורש לפעמים ריכוז גבוה וחשיבה, והסחות הדעת האלה יכולות לגרום לירידה בפרודוקטיביות. לפעמים אני מרגיש שזה גורם לי להפרעת קשב וריכוז גם כשאין סיבה ואני פשוט בודק את הטלפון כל הזמן בלי לשים לב.
לאחר אירוע ספציפי שבו 'הואשמתי' שאני לא קורא מיילים :-) החלטתי שצריך לעשות מעשה. או יותר נכון לנהל את האירוע הזה בצורה מודעת ומבוקרת.
אז אני חולק פה את האסטרטגיה שלי לניהול הודעות, ווטסאפים, מיילים וההתראות מהם.
מיילים - גם בבית וגם בעבודה אני דוגל בגישה של תיבת דואר כמעט ריקה, או יותר נכון להשאיר בתיבת הדואר רק דברים שצריכים טיפול. במייל האישי זה די פשוט, אני מעביר לארכיון את כל המיילים שקראתי ולא דורשים טיפול או לאחר שטיפלתי בהם. בדרך כלל יש לי כ - 4 מיילים בתיבה שנשארים להזכיר לי לעשות דברים מתישהו. בנוסף אני משתדל גם מראש לא לקבל מיילים לא רלוונטיים על ידי הסרה מכל רשימת תפוצה ממנה אני מקבל מייל  שאינו מועיל.
המייל של העבודה הוא יותר בעייתי. קודם כל אני מקבל המון מיילים ממערכות אוטומטיות שאין לי דרך מעשית נוחה לצמצם אותם. בשביל זה אני משתמש בכללים של Outloook ושולח אותם לספריות ייעודיות שם אני קורא אותם סלקטיבית מאוד ורק לפעמים. הכלל הכי חשוב שאני משתמש בו כדי למנוע ממיילים שכנראה כן חשובים להיזרק הוא שאם מייל מתחיל ב RE: או FW: אז אני כן שולח אותו לדואר הנכנס ולא מפעיל עליו כללים נוספים. ברוב המקרים אלה באמת מיילים שמישהו כתב ודורשים טיפול. עדיין יש לי מצבים בהם התיבה מתמלאת וצריך לנקות אותה, בעיקר אחרי חזרה מחופשות :-) אני מניח שאם יהיו לי הרבה דברים שדורשים טיפול ממושך אצטרך להשתמש בדגלים או להעביר את המיילים לתיקיה אחרת: "דברים שדורשים טיפול ממושך". בכל מקרה בינתיים אני מסתדר בלי.
לגבי התראות על המיילים - כיביתי את כל ההתראות של המייל הפרטי בטלפון כך שאני ממש צריך להיכנס לאפליקציה כדי לראות מיילים. את המיילים של העבודה אני לא מקבל לטלפון ככה שאין לי התראות עליהם למעט במחשב של העבודה. שמתי לב שלפעמים ההתראה הקופצת במחשב מסיחה את דעתי ואני שוקל לבטל אותה כשאחזור מהחופש. אה, אגב, אני בחופש בגלל זה יש לי זמן לכתוב, אבל על זה אכתוב בהזדמנות אחרת.
ווטסאפ - כל הקבוצות הן מראש חשודות בהפרעות. אני משתדל שכולן יהיו ללא התראה קולית ורובן גם ללא התראה מחוץ לאפליקציה.
סמסים ושיחות - אני מקבל הרבה ספאם גם בסמסים ושיחות בעבר ניסיתי להשתמש בחסימת סמסים אבל לא בהצלחה יותר מידי. כמוצא אחרון אני שוקל להחליף מספר טלפון... אבל כרגע זה עדיין נסבל.
התראות מאפליקציות אחרות בטלפון: פייסבוק, לינקדאין וכו' אני פשוט מכבה את כולן לגמרי.
כמובן שאשמח לשמוע עצות נוספות, ריטלין או כל רעיון אחר.